El éxito de la digitalización de Ascensores Serki con Odoo

#CasodeÉxito
10 de octubre de 2022 por
El éxito de la digitalización de Ascensores Serki con Odoo
PROCESS CONTROL, S.C.C.L., Sergi Ramia

Fundada en el 2005, Ascensores Serki es una empresa familiar especializada en el mantenimiento e instalación de ascensores multimarca, y que en 15 años se ha convertido en líder de la provincia de Alicante gracias a los tres pilares en los que basa su buen hacer: seguridad, eficiencia y digitalización. Founded in 2005, Ascensores Serki is a family-run business specialised in the installation and maintenance of multi-brand lifts. After 15 years in operation, it is the market leader in Alicante province, thanks to the three pillars on which its expertise rests: safety, efficiency and digitalisation.

Ascensores Serki pone a disposición de sus clientes la tecnología más avanzada en materia de mantenimiento y monitorización de ascensores, con el objetivo de minimizar las averías e interrupciones de servicio lo máximo posible. Ascensores Serki offers its customers the latest technology for lift monitoring and maintenance in order to minimise breakdowns and service interruptions as far as possible.

Su equipo de profesionales también realiza proyectos personalizados de instalación y montaje para comunidades sin ascensor, obra nueva o sustitución, etc. y cuenta un equipo de técnicos especializados en el mantenimiento preventivo y correctivo de ascensores. Its team of professionals also carries out bespoke installation and assembly projects for residential buildings with no lifts, new builds and the replacement of lifts, etc. In addition, it has a technical team specialised in preventive and corrective lift maintenance.

 
 

1.- Los desafíos de Ascensores Serki.  The challenges for Ascensores Serki.

Serki necesitaba una nueva solución de negocio con la que evolucionar y estar a la altura de los últimos avances en materia digital del sector. Su sistema ERP estaba desactualizado, y necesitaban un software que se adaptara a su negocio actual y los procesos del día a día de todo el equipo. Serki needed a new business solution with which to move forward and bring the company up-to-date with the latest digital developments in the industry. The company’s ERP solution was outdated and it needed a software suited to its current business and the day-to-day processes of the entire team.

Y es que en el sector del ascensor hay una llamativa falta de oferta de soluciones de negocio.  Las que existen están cada vez más obsoletas porque, aunque satisfacen las necesidades básicas, no permiten la ejecución de otras gestiones fundamentales o están anticuadas. However, in the lift industry, there is a noticeable lack of business solutions on offer. The current offering is becoming increasingly obsolete and, although it meets basic needs, it does not allow the implementation of other essential functionality or is outdated.

2.- Nuestra propuesta: una solución a medida. Our proposal: a bespoke solution.

Odoo, el ERP de código libre nº 1 en el mundo, fue la solución propuesta para desarrollar una herramienta de gestión empresarial que se ajustara a las necesidades de Serki. Porque la principal ventaja de implementar Odoo es que puede diseñarse a medida de las necesidades del cliente, con el fin de que resuelva todas las funciones, requisitos y exigencias del sector al que pertenece, en este caso el del ascensor. Odoo, the world’s number one open source ERP, was the solution chosen to develop a business management tool to cater to Serki’s needs. Because the main advantage of implementing Odoo is that it can be tailored to the company’s needs, so that it performs all the functions and meets the demands and requirements of the industry to which the company belongs.

3.- La implantación de Odoo, por fases. Phased implementation of Odoo.

El proyecto comenzó con un análisis de situación de la empresa, para detectar todos los procesos críticos en el planteamiento de la solución, y se dividió en tres fases. The project began with an analysis of the company’s situation to identify all critical processes to be taken into account when designing the solution, and was divided into three phases:

  • Fase 1: el cambio de solución. Primero se ejecutó la sustitución de la herramienta que se estaba utilizando por Odoo, reduciendo las funciones a las básicas que Serki necesitaba para su día a día como empresa ascensorista. Phase 1: change of solution. Firstly, the tool that was being used was replaced with Odoo, and the number of functions was reduced to the basic ones Serki needed for its day-to-day work as a lift company.

  • Fase 2: la implementación de mejoras. En esta fase se definen las funciones ad-hoc que Serki necesita, y que habían sido analizadas al inicio del proyecto y con las que se había definido la solución, pero sin alcanzar todo el potencial del software. Phase 2: implementation of improvements. In this phase, the ad hoc functions that Serki needed were defined after being analysed at the start of the project and used to design the solution, but without using the software’s full potential.

  • Fase 3: la búsqueda de los máximos. Durante esta etapa se busca conseguir una solución robusta, que saque el máximo partido a Odoo. Phase 3: the quest for optimisation. During this phase, the aim was to achieve a robust solution that harnesses the full potential of Odoo.

4.- Los resultados del proyecto. Project results.

“El proceso de implantación de Odoo continúa evolucionando positivamente. Hemos concluido la fase 1 y actualmente estamos finalizando la implantación de la fase 2 y analizando la 3.” Aunque el desarrollo de Odoo continúa en proceso, en Ascensores Serki ya han logrado una mejora en la productividad de todas las áreas de trabajo.  ‘The Odoo implementation process is progressing positively. We have completed phase 1 and are currently finalising the implementation of phase 2 and analysing phase 3.’ Although Odoo is still under development, Ascensores Serki has already been able to improve productivity in all work areas.

“No solo estamos disfrutando de la principal ventaja de Odoo: el control de todas las áreas de trabajo en una única plataforma, sino que además podemos ejecutar las funciones de una empresa del sector del ascensor, como: el mantenimiento de los ascensores, el seguimiento de las acciones de mantenimiento al momento y el control de tiempo dedicado a cada ascensor o comunidad de vecinos para analizar rentabilidades, etc.” ‘We are not just reaping the benefits of Odoo’s main advantage: control over all work areas in a single platform; we can also perform the functions of a company in the lift industry, such as lift maintenance, real-time monitoring of maintenance activities and tracking the time devoted to each lift or property owners’ association in order to analyse profitability, etc.’

Además, Serki disfruta ahora de acceso a funcionalidades tan útiles como: la trazabilidad completa de los clientes desde su contacto hasta la captación, facturación digital y automatizada, gestión documental y firma digital de contratos, acceso y control horario de los empleados con sus fichajes de entrada y salida… In addition, Serki now has access to such useful functionality as complete customer tracking from initial client contact through to securing the contract, automated digital invoicing, document management and digital signing of contracts, and access and monitoring of employee working hours with their sign in and sign out data, etc.


Odoo, la solución definitiva para el sector del ascensor Odoo, the ultimate solution for the lift industry  

¿Qué mejoras ofrece Odoo a una empresa del sector de la elevación? What improvements does Odoo offer companies in the lift sector?


Mejor comunicación con el cliente/proveedor. Anteriormente Ascensores Serki tenía dificultades para acceder a la información de un determinado cliente/proveedor porque no se registraba en el ERP, y estaba dispersa en diferentes soportes (correo, onedrive, papel…). Odoo ha permitido conectar todas las áreas de la empresa, y que toda la información quede registrada en un único lugar. Ahora pueden acceder a cualquier dato de forma fácil y ágilmente, incluido su histórico. Better communication with customers/suppliers. Before Odoo, Ascensores Serki had difficulty accessing information on particular customers/suppliers because they were not registered in the ERP but scattered across different media (email, OneDrive, paper, etc.). Odoo has allowed them to connect all areas of the company, and to have all information in one place. They can now access all data quickly and easily, including customer and supplier data history.

La digitalización de todos los documentos/contratos. Parte del trabajo diario de la empresa es captar nuevos clientes o conseguir la gestión del mantenimiento de ascensores que no han sido instalados por Serki, y para ello resulta imprescindible que el equipo comercial pueda acceder rápidamente a los contratos. Gracias a Odoo toda la gestión documental de la empresa es ahora digital, y el trato al cliente ha mejorado y es ahora más eficaz. Digitisation of all documents/contracts. Part of the company’s daily work is to acquire new customers and secure the maintenance of lifts that were not installed by Serki, for which purpose it is essential that the sales team has quick access to contracts. Thanks to Odoo, document management is now digitalised and customer service has improved and is more effective.

Una efectiva trazabilidad de los clientes. Herramientas como Excel han quedado obsoletas para hacer el seguimiento de los clientes potenciales y actuales, y su actualización manual es una labor tediosa que roba tiempo que se podría utilizar para otros procesos más importantes. Con Odoo: todos los datos están en tiempo real en una única plataforma, la información no se pierde, se puede consultar el histórico de cualquier dato, y se pueden crear dashboards a medida de forma ágil.  Effective customer tracking. Tools like Excel have become obsolete for tracking potential and current customers; updating the files manually was a tedious task and the time could have been better spent on more important processes. With Odoo, all the information is in one place and can be accessed in real-time, information does not get lost, and you can check data history and create custom dashboards quickly and easily.

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